Cuando estás empezando con tu empresa, ponés todo tu esfuerzo en lanzar tu producto y en que los resultados cumplan con tus expectativas. Es lógico que tu foco esté puesto ahí, el entusiasmo de hacer que tu startup funcione hace que te enamores de lo que estás vendiendo. El problema es que muchas veces se deja de lado algo que, al principio parece secundario pero que, con el tiempo se hace imprescindible: una estructura ordenada de comunicación interna. Conocer qué es lo que hace cada uno es fundamental para generar una dinámica eficaz de trabajo y un buen clima laboral. Te dejamos algunos consejos para que apliques y ¡mejores el rendimiento de tu equipo!
La transparencia ante todo
Ser transparentes con nuestro equipo de trabajo es fundamental para fortalecer los vínculos personales. Establecer claramente cuáles son los expectativas que se espera de cada uno fomenta la confianza en sí mismos, la cooperación e impulsa la creatividad. Esa es la base para el surgimiento de nuevos proyectos e ideas que promuevan el crecimiento de la startup.
Los empleados valoran la sinceridad de los jefes. Se generan lazos de confianza que permiten que, ante una nueva idea o alguna situación que resulta incómoda, en vez de callarse, pueda hablarlo y evitar problemas mayores. Aunque no se trate de buenas noticias, siempre es importante mantener la sinceridad.
Esta transparencia no solo se refiere a la relación jefe- empleado, sino también en las relaciones entre miembros del equipo. Conocer qué hace cada uno, cuáles son sus tareas, en qué están, evita malos entendidos, conflictos y competencias innecesarias. Si cada uno tiene definida su labor, es posible que se generen lazos de colaboración entre ellos.
En resumen, si la comunicación en el equipo es sólida y clara, los niveles de desempeño aumentarán.
Libertad para hablar
Lo más importante si querés generar una buena comunicación dentro de tu startup es que crees un ambiente en el que todos se sientan a gusto y donde se promueva la libertar de expresar lo que les pasa, tanto si son cosas buenas como si son cosas malas. Muchas veces la gente se calla por miedo a ser rechazado, castigado o sentir vergüenza. Revertir esa sensación es una tarea difícil pero necesaria.
No solo hace falta que aclares una y mil veces que es posible que emitan su opinión, sino que tenés que crear situaciones en las que estos intercambios puedan hacerse posibles. Reuniones descontracturadas, encuestas de satisfacción con el ambiente laboral, entrevistas personales para ver cómo se siente cada uno y hasta alternativas anónimas para hacer llegar quejas, ideas u opiniones.
Organizá la estructura comunicativa
Son muchas las veces que dentro de una cadena de mails se tocan varios temas a la vez o se copian a muchos integrantes a quienes solo le corresponde recibir una de las partes del comunicado. Luego, las respuestas, que se envían a todos los que están en la lista, se hacen una mezcla imposible de seguir y confunden a todos. Por eso es fundamental que tengas un buen orden en cuanto a la comunicación interna. Algo simple y obvio pero que no siempre se lleva a cabo: hacé un mail por cada tema, poniendo en copia solo a quienes tienen que recibirlo y aclarando en el asunto de qué se trata.
Existen aplicaciones que pueden ser de mucha utilidad para generar conversaciones por temática, por área de trabajo o por equipos. Una de ellas es Slack , un chat interno en donde podés crear canales, enviar mensajes directos, hacer calls y adjuntar archivos.
Otra forma de estar totalmente actualizado con lo que va haciendo cada uno es Trello. Ya te explicamos cómo funciona en otras notas , pero básicamente es un tablero en donde se puede etiquetar por tarea a quienes tengan que hacerla. Pueden ponerse como realizadas una vez terminadas y así tener un control de qué es lo que estuvo haciendo.
Una herramienta similar pero más completa de coordinación de equipo es Tribescale en donde se pueden marcar objetivos y permite ver el impacto de cada tarea para llegar a ellos.
Estrategia de cercanía comunicacional
Como decíamos antes, es importante generar un contacto cercano entre todo el equipo en donde todos sepan en qué está trabajado cada uno. Para generar esto, podés aplicar una estrategia de comunicación en cuatro niveles:
1- Hacer una reunión mensual entre coordinadores y cada miembro del equipo, generando un ambiente de privacidad en donde el empleado pueda decir todo lo que le parece sin miedo a ser juzgado por otros. También puede servir para marcar cuáles son las cosas en las que tiene que trabajar más.
2- Hacer una reunión semanal con todo el equipo o por áreas de trabajo en donde cada uno exponga qué es lo que hizo la semana anterior, qué es lo que va a hacer esa semana y cuáles son las dificultades con las que se encontró. Lo ideal es generar que se de una dinámica en la que se expongan opiniones y se llegue a soluciones en conjunto.
3- Hacer una reunión entre coordinadores de áreas y directivos para que todos estén al tanto de qué es lo que se está trabajando en cada una de ellas y cuáles son los desafíos que están intentando superarse. Así, todos tienen una idea de cómo funciona globalmente la empresa.
4- Generar un encuentro personal entre el jefe y cada uno de los coordinadores en donde se trate cada área en particular, no solo para evaluar qué se estuvo haciendo, sino también para proponer conjuntamente nuevos objetivos.
Cada vez que se realice uno de estos encuentros, es súper necesario que se envíe una minuta con todo lo que se habló y lo que quedó pendiente.
No esperes a que haya una crisis para reunirte, anticipá todos los problemas generando una rutina y un ritmo en la comunicación.
El problema del multitasking
Hoy en día estamos conectados con el resto a través de muchos medios: whatsapp, mail, chat interno, skype, entre otros. Por más que siempre estemos súper a favor del uso de las nuevas tecnologías, existe en este tema un gran inconveniente cuando son varias las formas de comunicación entre miembros del equipo.
Para que no haya confusiones, es fundamental establecer un medio como el único en el que se recibe y se envía la información formal. Puede surgir la comunicación vía chat si es necesario resolver alguna duda particular, pero siempre tiene que quedar asentado en una plataforma en la que después sea sencillo buscar esa respuesta. Por eso es que recomendamos el uso del mail para que todo quede por escrito y sea una comunicación bien clara.
Sin transparencia comunicacional, tarde o temprano van a surgir problemas que podrías haber evitado prestándole atención a la dinámica de intercambio de información, opiniones, dificultades y soluciones. Generá una estructura sólida de comunicación interna y hacé sostenible el crecimiento de su empresa!
